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J : Gestion et pilotage

Assistant Ingénieur

Concours N° 240

 

Nbre de postes : 2
Emploi-type : Assistant-e des ressources humaines

1er poste du concours N° 240

Affectation : Laboratoire de physique des 2 infinis - Irène Joliot-Curie, ORSAY
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
L'agent aura en charge un portefeuille d'un ou plusieurs pôles/services du laboratoire (environ une centaine d'agents) et réalisera les activités de gestion RH afférentes (suivi des personnels, GPEEC, formation, demandes de recrutements). Il/elle apportera son expertise sur des dossiers techniques et coordonnera une ou plusieurs campagnes (apprentissage, mobilités, éméritat...).

 

Activités :  
- Instruire les dossiers techniques ou spécialisés en gestion du personnel
- Coordonner et mettre en œuvre des dispositifs et des procédures concernant des opérations de gestion des ressources humaines (recrutement, formation, La gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences, les conditions de travail)
- Informer et conseiller les agents sur leur situation professionnelle
- Informer et conseiller les services en matière de gestion ressources humaines
- Produire des tableaux de bord et en assurer le suivi
- Alimenter et actualiser les bases de données
- Organiser la communication relative aux procédures de gestion des ressources humaines (paie, recrutements, mobilités, avancements, retraites, formation¿)
- S'informer sur les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles
- Recueillir des informations relatives à l'emploi, notamment les recrutements externes
- Participer à l'élaboration du plan de formation
- Participer au déploiement d'outils de gestion et formation aux utilisateurs
- Faire appliquer les nouvelles dispositions réglementaires.

 

Compétences :  
Savoir :
- Connaissances générales de la gestion des ressources humaines (connaissance générale)
- Droit public (notion de base)
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Savoir- faire :
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Rédiger une note de synthèse
- Utiliser les outils bureautiques (maîtrise)
- Conduire un entretien
- Savoir rendre compte
- Planifier les activités
- Gestion des priorités.

 

Contexte :  
Le laboratoire de Physique des 2 Infinis Irène Joliot-Curie (IJCLAB) est un laboratoire de recherche sous tutelle du CNRS, de l'université Paris-Saclay et de l'université de Paris. Le personnel est constitué de près de 600 agents permanents (370 ingénieurs, techniciens et administratifs et 230 (chercheurs et enseignants-chercheurs) et environ 200 non-permanents dont 120 doctorants. Les thèmes de recherche du laboratoire sont la physique nucléaire, la physique des hautes énergies, les astroparticules et la cosmologie, la physique théorique, les accélérateurs et les détecteurs de particules ainsi que les recherches et développements techniques et applications associées pour l'énergie, la santé et l'environnement.
La personne travaillera au sein de la Division Ressources Humaines et Accueil du laboratoire. Cette Division est composée de 7 personnes. L'agent-e sera sous l'autorité de la responsable de la Division.
Le poste étant situé dans une ZRR (zone à régime restrictif), le recrutement est conditionné par l'obtention d'un avis favorable du HFSD. En conséquence, la date de prise de fonction est précisée à titre indicatif et pourra être reportée.

2eme poste du concours N° 240

Affectation : Laboratoire d'Annecy de Physique des Particules, ANNECY
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
L'assistant-e en ressources humaines réalise et coordonne les activités de gestion relatives aux recrutements des personnels contractuels du laboratoire (ingénieurs, techniciens, personnels administratifs, chercheurs, doctorants), de la publication des offres de recrutement d'emploi à l'accueil des personnels.
Il/elle assure également l'accueil d'autres personnels temporaires (visiteurs scientifiques, stagiaires).

 

Activités :  
- Assurer la gestion administrative et le suivi de l'ensemble des recrutements des personnels contractuels selon les procédures HRS4R (Human Ressources Strategy For Researchers) du CNRS :
o Diffuser les offres d'emploi
o Préparer et suivre les recrutements des personnels en CDD : récolter les pièces, saisir les demandes de recrutement, ...
o Établir les conventions de stage et les dossiers de gratifications
o Préparer les conventions d'accueil des personnels étrangers
o Assurer l'accueil des personnels intégrés à l'unité, permanents et contractuels : documents d'entrée, gestion des clés/badges, présentation du laboratoire
o Préparer et suivre les dossiers d'accueil de visiteurs scientifiques et établir les conventions d'hébergement si besoin

- Être l'interlocuteur-trice privilégié-e des personnels contractuels pour toute question relevant des ressources humaines
- Assurer, d'une part, l'interface avec les services ressources humaines de la Délégation Régionale Alpes du CNRS et d'autre part avec l'Université Savoie Mont Blanc (USMB), pour certaines catégories de personnel (doctorants universitaires et vacataires)
- Assurer le suivi des rendez-vous avec le prestataire externe assurant le service de Médecine Préventive et Professionnelle du laboratoire
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers auprès de la responsable RH de l'unité
- Suivre l'évolution de la réglementation et des procédures dans le domaine d'activité et la mettre en application
- Mettre à jour les procédures de gestion pour chaque typologie de personnel
- Assurer une continuité de service

 

Compétences :  
Connaissances

- Connaissances générales de la gestion des ressources humaines
- Connaître les techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Compréhension et pratique de la langue anglaise pour le dialogue avec les personnels étrangers (niveau B1 - cf. cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire

- Très bonne maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, ...
- Maitrise des technologies de l'information et de la communication : techniques d'élaboration de documents, suivi des tableaux de bords, mise à jour des offres sur les supports dédiés
- Capacité à s'adapter et utiliser les outils spécifiques à la gestion des RH
- Gérer son activité dans un calendrier à forte saisonnalité et un cadre de gestion complexe
- Hiérarchiser ses tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes de volume et des échéances
- Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer

Savoir-être

- Autonomie et dynamisme
- Avoir un très grand sens de l'organisation et de la rigueur dans le suivi des dossiers
- Grande adaptabilité, aisance relationnelle et aptitudes au travail en équipe
- Savoir rendre compte de son activité, informer et alerter
- Communiquer et faire preuve de pédagogie, adapter sa communication à ses interlocuteurs
- Avoir le sens de la discrétion et le respect de la confidentialité

 

Contexte :  
Créé en 1976, le Laboratoire d'Annecy de Physique des Particules (LAPP) est un laboratoire de l'Institut de Physique Nucléaire et de Physique des Particules (IN2P3), institut du CNRS qui coordonne les programmes dans ces domaines pour le compte du CNRS et des universités, en partenariat avec le CEA (Commissariat à l'énergie atomique et aux énergies alternatives). C'est une unité multi-tutelles CNRS / Université Savoie Mont Blanc. Plus de 150 agents y travaillent : des chercheurs, enseignants chercheurs, ingénieurs, techniciens, personnels administratifs, étudiants et visiteurs étrangers. Les travaux menés au LAPP ont pour but l'étude de la physique des particules élémentaires, leurs interactions fondamentales, ainsi que la cosmologie et l'exploration des phénomènes astrophysiques les plus violents de l'Univers. Le laboratoire est impliqué dans des collaborations internationales situées dans le monde entier, au CERN (Conseil européen pour la recherche nucléaire) - Suisse, Iles Canaries - Espagne, Chili et Italie. Il participe à plusieurs projets européens (Horizon Europe), nationaux (ANR) et au laboratoire d'excellence ENIGMASS, pour lequel il assure le pilotage.

Le poste est à pourvoir à Annecy au sein du service administratif du LAPP. Il est organisé en trois pôles, sous la responsabilité de la responsable administrative : Finances et Missions (6 personnes), Ressources Humaines (2 personnes) et Patrimoine & Logistique (4 personnes). La personne recrutée travaillera sous la direction de la responsable des ressources humaines.

Elle gérera les personnels contractuels recrutés dans le monde entier : ingénieurs, techniciens, chercheurs, doctorants, ainsi que les stagiaires, visiteurs et alternants de l'unité (45 à 50 personnels temporaires par an).
Un accompagnement et des formations seront proposés afin de faciliter la prise de fonction de l'agent.