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J : Gestion et pilotage

Assistant Ingénieur

Concours N° 238

 

Nbre de postes : 4
Emploi-type : Assistant-e en gestion administrative

1er poste du concours N° 238

Affectation : Héritages : Patrimoine(s), Culture(s), Création(s), CERGY
Groupe de fonction : Groupe 1

 

Mission :  
Le/la cadre administratif/ve coordonne et réalise des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines permettant aux chercheurs de l'unité de remplir leurs missions de recherche. Il/elle interagit avec tous les membres de l'unité et les services du laboratoire, ainsi qu'avec les différents services administratifs de la Délégation CNRS et des tutelles de l'unité. Il/elle est garant/e du respect de la réglementation au sein de l'unité.

 

Activités :  
1) Assurer la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein du laboratoire
- Établir et proposer le budget, contrôler sa répartition et son exécution pour les différentes tutelles de rattachement de l'unité, toutes origines de crédits confondues
- Participer à l'élaboration du processus de dialogue budgétaire
- Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques), classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptable, contrôler la conformité des conventions
- Mettre en place les procédures d'achat et organiser la tenue de l'inventaire
- Apporter un conseil et accompagner le montage, la négociation, le suivi et la justification administratifs des différents projets de recherche

2) Animer et encadrer l'équipe de gestion administrative et financière
- Piloter les activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting), identifier des indicateurs, et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
- Superviser les activités et mener les entretiens annuels de l'équipe de gestion administrative
- Informer et accompagner les interlocuteurs de l'unité dans leurs démarches
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de l'unité et les partenaires extérieur
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de l'unité

3) Suivre la politique de gestion l'unité et rendre compte
- Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de l'unité
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble des domaines de gestion
- Suivre l'application de la politique en matière d'hygiène et de sécurité, y compris les risques psycho-sociaux

 

Compétences :  
Savoirs
- Connaissances de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Connaissances générales de la comptabilité publique, de la réglementation financière et des règles des marchés publics
- Connaissance générale des ressources humaines, notamment des statuts des personnels

Savoir-faire
- Maîtriser les techniques d'encadrement, déléguer et évaluer
- Maîtriser les outils informatiques
- Concevoir des tableaux de bord
- Réaliser des synthèses

Savoir-être
- Témoigner d'aptitudes relationnelles
- Capacité d'adaptation et d'autonomie
- Sens de l'initiative
- Capacité d'écoute

 

Contexte :  
L'Unité Mixte de Recherche (UMR) Héritages est un laboratoire multi-tutelles (CNRS / CY Cergy Paris Université / Ministère de la culture) qui gère des budgets et contrats permettant à ses chercheurs et doctorants en sciences humaines et sociales de mener à bien leurs activités de recherche : manifestations scientifiques et missions, recrutements de chercheurs temporaires sur contrat, etc.

Implantée sur 2 sites, à l'université de Cergy et à la Médiathèque du Patrimoine et de la Photographie à Charenton-le-Pont, l'UMR Héritages compte une quarantaine de chercheurs permanents, environ 135 doctorants et 41 membres associés travaillant sur des questions de Culture/s, Patrimoine/s, Création/s, et regroupés en 3 axes thématiques :
- Inventivités collectives et créativités des savoirs
- Expériences, pratiques, acteurs dans les champs culturels et littéraires
- Savoirs et transmissions.

L'UMR Héritages est pilotée par une codirection (Directrice d'Unité et Directrice d'Unité Adjointe), et une équipe d'appui à la recherche comprenant une gestionnaire administrative, une chargée de communication éditoriale et une documentaliste, dont fera partie le/la cadre administratif/ve de laboratoire. L'agent-e sera placé-e sous la responsabilité hiérarchique de la direction de l'unité et encadrera la gestionnaire administrative.

Le poste de travail se trouve à Cergy-Pontoise (CY Cergy Paris Université, site des Chênes).
L'agent aura la possibilité de télétravailler un jour par semaine s'il en émet le souhait selon la réglementation en vigueur au CNRS, et pourra bénéficier d'un accompagnement à la prise de poste et à des formations.

2eme poste du concours N° 238

Affectation : INSTITUT PHOTOVOLTAIQUE D'ILE DE FRANCE, GIF SUR YVETTE
Groupe de fonction : Groupe 1

 

Mission :  
Réaliser de manière polyvalente et autonome des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines de l'unité.

 

Activités :  
Gestion Financière :
- Établir et suivre les commandes, traiter les services faits, réaliser le suivi des factures et prévenir le contentieux
- Traiter l'ensemble des demandes d'ordre de missions
- Produire des bilans financiers et administratifs des projets nationaux et européens
- Classer et archiver les pièces comptables et les justificatifs de dépenses
- Apporter un soutien aux équipes concernant le montage, la programmation du budget et la répartition des crédits nationaux et européens

Gestion RH :
- Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers de recrutement en vérifiant la conformité réglementaire et la disponibilité des crédits,
- Établir les conventions de stage et préparer l'accueil des stagiaires,
- Informer et accompagner dans leurs démarches les personnels de la structure
- Assurer l'accueil des nouveaux entrants


Gestion administrative de l'unité :
- Réaliser des tableaux de bord en collaboration étroite avec le Directeur d'Unité et en assurer le suivi. Produire des bilans et proposer des indicateurs et statistiques au Directeur d'Unité.
- Participer à la gestion de l'infrastructure de l'unité (logistique, commande de matériel informatique, de mobilier, d'équipements divers)
- Procéder au traitement et à la diffusion des informations et suivre l'évolution des règles, directives et procédures RH, financières et/ou comptables
- Organiser la gestion des dossiers et de l'archivage
- Assurer la tenue d'un inventaire des immobilisations
- Répondre aux enquêtes et demandes des services financiers des différentes tutelles et partenaires industriels.

 

Compétences :  
Connaissances :
Connaissances générales budgétaires
Connaissances générales des finances publiques
Connaissance générale des ressources humaines
Connaissance des systèmes bureautiques et de l'utilisation d'outils informatiques
Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Savoir rendre compte
Concevoir des tableaux de bord

Savoir-être :
Savoir travailler en équipe
- Rigueur et fiabilité- daptation :
- Qualités relationnelles

 

Contexte :  
Située à Palaiseau (91) l'IPVF (Institut Photovoltaïque d'Île-de-France) est une Unité Mixte de Recherche (UMR 9006), avec pour tutelles le Centre National de la recherche Scientifique (CNRS), l'École Polytechnique, Chimie-Paristech et la Société par Action Simplifié du même nom, IPVF. Elle est composée d'une quarantaine de personnels.
L'unité IPVF est un partenariat unique en France, alliant l'industrie, les laboratoires académiques et le Programme d'Investissements d'Avenir (PIA), dans le cadre de la transition énergétique en cours. L'IPVF joue un rôle central parmi les instituts de la transition énergétique (ITE) et collabore étroitement avec des laboratoires publics nationaux et internationaux, ainsi que des partenaires privés, pour créer des programmes de recherche conjoints dans le domaine de la conversion de l'énergie solaire. Notre vision repose sur une feuille de route intégrant des aspects économiques et scientifiques, un engagement à long terme, et la promotion de la recherche fondamentale de haut niveau.

La personne recrutée travaillera sous la responsabilité directe du du Directeur d'Unité.

3eme poste du concours N° 238

Affectation : Institut de Biologie Moléculaire et Cellulaire, STRASBOURG
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
L'assistant-e administratif-ive est chargé-e de la gestion administrative, du
secrétariat et de l'assistance logistique d'une des 3 unités de
recherche de l'IBMC. Il/elle instruit les dossiers en vue de la prise de décision
de la direction. Il/elle réalise les actes administratifs dans le respect des
règles et des procédures. Il/elle participe au suivi de l'exécution du budget, en
contrôlant la gestion des crédits CNRS (dotation ou fonds propres).

 

Activités :  
- Assister et conseiller le Directeur et le représenter auprès des partenaires
internes et externes si besoin,
- Organiser les conseils d'unité en lien avec le Directeur, rédige les comptes
rendus, et mettre en application les décisions,
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps du Directeur et assurer la gestion des
priorités en son absence,
- Gérer les ressources humaines (recrutement, congés, temps de travail, maladie,
mise à jour de la base de données personnels, etc.), mettre à jour régulièrement
l'organigramme, accueillir les nouveaux entrants en les assistant dans leurs
démarches administratives, et pour les visiteurs étrangers apporter une aide à
leur installation,
- Etablir les contrats CDD, et les conventions d'accueil des différents stagiaires
et mettre en place des gratifications pour les étudiants en M2 et les étudiants de
l'école universitaire IMCBio,
- Piloter le tableau de bord des dépenses, ainsi que l'état des crédits à
l'instant T, contrôler la gestion des crédits, et répartir le soutien d'état de
l'unité et des équipes en fonction du calcul des points chercheurs définis par la
direction,
- Réaliser les missions du personnel de l'unité et des invités, de la réservation
des trajets jusqu'au remboursement des agents,
- Assurer les envois particuliers Ulisse, Fedex et DHL,
- Alimenter le site internet de l'unité (publications, annuaire, séminaire, site
intranet, etc.),
- Mettre en place des actions de communication interne ou externe à l'unité et
assurer la circulation de l'information,
- Contrôler l'application des règles et des procédures

 

Compétences :  
Savoirs :
- Connaissances budgétaires générales,
- Connaissance générale des ressources humaines,
- Maîtriser les techniques de communication,
- Maitriser les techniques d'élaboration de documents,
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues).

Savoir-faire :
- Savoir rendre compte,
- Réaliser des tableaux de bord,
- Bonne maitrise rédactionnelle,

Savoir être :
- Aisance relationnelle,
- Sens de l'organisation,
- Capacité à travailler en équipe,
- Rigueur /fiabilité.

 

Contexte :  
L'assistant-e en gestion administrative, rattachée au service administratif de
l'unité d'appui à la recherche (UAR), est en charge de la gestion administrative
de l'UPR9002. L'UPR9002 emploie environ 100 personnes
d'origines diverses (doctorants, post-doctorants, chercheurs) issus de divers pays
européens et hors Europe) dont des CDD et des stagiaires au turn-over significatf.
Il/elle est placé-e sous l'autorité de la secrétaire générale de l'UAR et du
Directeur de l'UPR9002. Il/elle travaille en interaction constante
avec l'ensemble du personnel de l'unité, les assistantes des autres unités de
recherche et en étroite collaboration avec deux gestionnaires administratives et
une gestionnaire financière.
Les unités de l'IBMC ont initié une démarche de fusion qui sera effective en 2026.
Le contour du poste pourra éventuellement être modifié selon les besoins définis.
L'activité nécessite des interactions fréquentes avec les services de la
Délégation Régionale du CNRS et avec l'Université de Strasbourg.
Télétravail possible.

Situé sur le campus de l'Esplanade (campus universitaire), l'IBMC est accessible
en transport en commun (Tram, bus). Le campus dispose d'un Restaurant
administratif (Agricas) très proche.

4eme poste du concours N° 238

Affectation : Biologie Route de Mende, MONTPELLIER
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
Sous la direction du/de la Secrétaire général(e), réaliser de manière autonome, des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines au sein de l'Unité d'appui et de recherche (UAR) BIOcentre Lunaret Montpellier (BIOLuM).

 

Activités :  
Gestion Financière :
- Procéder aux opérations d'engagement et de service fait en appliquant les procédures dédiées.
- Préparer, tenir et suivre les budgets.
- Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opération.
- Gérer les procédures d'achats publics : évaluation des besoins, publicités, mise en concurrence.
- Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables.
- Participer à l'élaboration du processus de dialogue budgétaire.
- En lien avec les 4 unités de BIOLuM, mettre en place la mutualisation des contrats de maintenance, en assurer le suivi et la refacturation aux unités.

Gestion du personnel :
- Instruire les dossiers de recrutement du personnel non permanent et des conventions de stage et en assurer le suivi.
- Assurer la gestion du personnel permanent.
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.

Gestion administrative :
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
- Participer à la mise en place du magasin général.
- Établir les fiches inventaires et assurer le suivi des immobilisations.
- Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures...
- Assurer l'organisation de manifestations (colloques, séminaires, séances posters...).
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure.
- Suivre l'évolution de la réglementation dans les différents domaines de gestion.

 

Compétences :  
Savoirs / connaissances :
- Organisation de l'écosystème Enseignement supérieur, Recherche et Innovation.
- Méthodologie de conduite de projet.
- Techniques d'élaboration de documents.
- Connaissances budgétaires générales.
- Réglementation de la finance publique et des marchés.
- Techniques de communication.
- Connaissance générale des ressources humaines.
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues).

Savoir-faire :
- Réaliser des synthèses.
- Rédiger des rapports ou des documents.
- Concevoir des tableaux de bord.
- Informer et rendre compte.
- Maitriser Excel et connaitre des autres outils bureautiques du pack Office.
- Etre capable d'utiliser des outils de suivi (tableaux de bord et indicateurs).
- Savoir analyser des données comptables et financières.
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires.
- Structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire.
- Planifier son activité et savoir gérer des priorités.

Savoirs-être :
- Avoir le sens de l'organisation.
- Etre rigoureux, fiable et réactif.
- Etre autonome et avoir l'esprit d'initiatives.
- Savoir partager l'information.
- Savoir travailler en équipe et en interaction avec l'extérieur.

 

Contexte :  
L'UAR BIOLuM, créée en octobre 2021, est une unité au service des laboratoires de recherche IGMM, CRBM (Centre de Recherche en Biologie Cellulaire de Montpellier), IRIM (Institut de Recherche en Infectiologie de Montpellier) et CEMIPAI (Centre d'Etudes des Maladies Infectieuses et Pharmacologie Anti-Infectieuse), en co-tutelles CNRS et Université de Montpellier, qui sont situés sur le site CNRS de la Route de Mende à Montpellier.
Les travaux de ces unités de recherche fondamentale portent sur la biologie moléculaire et cellulaire, le développement, le cancer, l'infectiologie, la génétique et l'immunologie.

L'UAR, au service d'environ 500 agents, intégrera l'ensemble des services supports pour les quatre unités et devra permettre de promouvoir la synergie entre ces unités pour encore améliorer l'excellence scientifique. Son objectif est également d'accroître la visibilité de la communauté des sciences de la vie ainsi que promouvoir l'interdisciplinarité sur le campus avec la chimie et l'écologie.

L'assistant/assistante en gestion administrative sera affecté à l'UAR et exercera ses activités sous la direction du/de la Secrétaire Général(e). Outre les activités décrites ci-dessus, il/elle participera activement à la réflexion et à la mise en œuvre du nouveau service de gestion mutualisé au sein de l'UAR.
Les interactions seront quotidiennes avec les personnels des laboratoires et les services des tutelles (CNRS et Université de Montpellier).