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J : Gestion et pilotage

Assistant Ingénieur

Concours N° 237

 

Nbre de postes : 4
Emploi-type : Assistant-e en gestion administrative

1er poste du concours N° 237

Affectation : Direction Europe et international, PARIS 16
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
Réaliser de manière autonome les activités de gestion administrative et financière de la Direction Europe et International (DEI).

 

Activités :  
Gestion administrative

- Assurer le soutien logistique de la direction (locaux, matériels, fournitures) et des réunions organisées par la DEI (semaines des bureaux, réunions avec les instituts, accueil délégations étrangères)
- Répondre aux demandes d'informations des personnels de la DEI, des autres services et de l'extérieur
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels, nouveaux entrants) et externes (partenaires, rendez-vous du directeur et ses adjoints)
- Participer à la circulation des parapheurs
- Assurer la circulation du courrier
- Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe
- Gérer les agendas, les boites mail et contrôler les échéances

Gestion financière

- Saisir des actes de gestion dans le respect de la réglementation financière du CNRS
- Réserver des voyages et des hôtels et liquider les états de frais via l'outil dédié
- Alimenter les tableaux de bord
- Répondre aux demandes du service financier de la délégation régionale selon les cas
- Collecter et conserver les pièces justificatives des actes de gestion

 

Compétences :  
Savoirs :
Connaissance du mailer Outlook et de la suite Office
Savoir rédiger et maîtriser l'orthographe
Savoir gérer un système de classement
Capacité d'expression et de lecture en anglais niveau B1

Savoir-faire
Savoir hiérarchiser les demandes
Savoir mettre en forme des documents
Savoir gérer un système de classement
Appliquer les procédures et les consignes
Savoir gérer son activité dans le respect des délais

Savoir-être
Travailler en équipe
Être rigoureux et polyvalent
Savoir rendre compte
Discrétion, sens de la confidentialité
Qualités relationnelles

 

Contexte :  
Rattachée à la Direction Générale Déléguée à la Science, la Direction Europe et International contribue à l'élaboration, la mise en œuvre et la valorisation de la politique scientifique de collaboration européenne et internationale du CNRS.
Son effectif est de 60 agents.
Elle est composée d'une direction administrative et de pôles géographiques, et coordonne un réseau de 11 bureaux de représentation à l'étranger.

Au sein de la direction administrative de la DEI, la/le assistant-e en gestion administrative est placé-e sous l'autorité du directeur adjoint administratif. Elle/il travaillera en étroite collaboration avec l'assistante de direction sur les activités de gestion administrative et sous la supervision de l'adjointe du directeur adjoint administratif sur les activités de gestion financière.

2eme poste du concours N° 237

Affectation : Institut d'Asie Orientale, LYON 07
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
Assurer la gestion financière et comptable des dépenses et recettes de
l'établissement ou de la structure opérationnelle de recherche.

 

Activités :  
1 - Assurer la réalisation des activités financières
- Rédiger des actes juridiques concernant les recettes ou les dépenses sur
l'ensemble d'un domaine de la
gestion financière et/ou comptable
- Contribuer à l'élaboration du budget et des rectificatifs correspondant aux
prévisions des recettes et
dépenses
- Attribuer les crédits budgétaires affectés aux contrats et conventions de
recherche
- Suivre et contrôler les opérations comptables et financières dans le cadre
établi des plans de contrôle
(dépenses et recettes)
- Établir, à partir des différents systèmes d'information des établissements
tutelles, les états et bilans comptables et financiers nécessaires au suivi de
l'activité

2 - Assurer la réalisation des activités administratives
- Assister la direction dans ses missions, assistanat de direction avec tenue
d'agenda, optimisation des
processus administratifs
- Contrôler la conformité des conventions
- Organiser, coordonner, piloter les activités quotidiennes et rendre compte à
l'aide de tableaux de bord
- Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et comptables
- Produire et collecter les données juridiques, comptables, financières prévues
par les contrats (pièces
justificatives, factures, rapports scientifiques)
- Participer à l'élaboration du processus de dialogue budgétaire
- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et
comptables
- Gérer les archives de l'unité

3 - Diffuser les informations pertinentes
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives,
financières et comptables, sur
l'évolution de la législation et ses conséquences
- Communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la
structure
- Apporter ressources/expertise dans les domaines de gestion admin.
- Accueil et accompagnement des chercheurs étran

 

Compétences :  
Savoirs / connaissances
- Notions de droit des contrats
- Notions de finances publiques
- Règles et techniques de la comptabilité
- Comptabilité analytique
- Systèmes d'information budgétaires et financiers
- Environnement et réseaux professionnels
- Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- La maîtrise d'une langue extrême-orientale est un plus (chinois, japonais) : de
B1 à C2

Savoir-faire
- Analyser les données comptables et financières
- Appliquer des règles financières
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Gérer les agendas
- Organiser et gérer les priorités
- Classer, archiver des documents

Savoirs-être
- Réactivité
- Sens de l'organisation
- Rigueur, fiabilité, loyauté
- Accueillir, écouter, communiquer avec diplomatie
- Intérêt pour les thématiques de recherche du laboratoire

 

Contexte :  
L'Institut d'Asie Orientale (IAO, UMR 5062) est un centre de recherche en
sciences
humaines et sociales, spécialisé sur l'Extrême Orient qui associe des chercheurs
spécialisés en anthropologie, droit, économie, géographie, histoire,
littérature,
philosophie et sciences politiques dont les travaux portent notamment sur la
Chine, le Japon, la Corée, Taiwan, l'Indonésie et le Vietnam. Il a une vocation
documentaire.

L'IAO est installé sur un site unique au sein de l'ENS de Lyon, à proximité des
lieux d'enseignement et de manifestation scientifique. De taille humaine, il est
composé de 50 membres et soutenue par 4 tutelles : CNRS, ENS de Lyon (tutelle
principale), Université Lyon 2 et Sciences-po Lyon.

L'unité soutient plusieurs formations universitaires de 1er et 2e cycle, elle
est
dotée d'une bibliothèque dédiée, en partenariat avec la Bibliothèque Diderot de
Lyon qui comporte plus de 50 000 documents, dont 70% en langues asiatiques.
L'IAO est situé en rez de jardin de l'ENS de Lyon, campus Descartes (Parvis
Descartes, Lyon 7e), dans un agréable cadre de vie. Le site est accessible par
le
métro B / tram T1, bus C22 : station/arrêt Debourg, Le campus bénéficie d'un
restaurant CROUS accessible aux personnels)

Modalités spécifiques de travail :
Les échanges internationaux de l'unité sont quotidiens. Les contacts du ou de la
gestionnaire avec l'étranger, en particulier la Chine ou le Japon, sont bi-
hebdomadaires. Ils ont lieu avec des chercheurs et des doctorants étrangers,
dans
le cadre de leur accueil ou pour la gestion des projets de recherche. Ces
contacts
se font aussi à distance pour différentes tâches administratives, en particulier
l'achat de documentation pour la bibliothèque.
Enfin, la gestion comptable pour plusieurs tutelles implique de maîtriser
différents systèmes de gestion en parallèle.

3eme poste du concours N° 237

Affectation : Institut de Biochimie et Génétique Cellulaires, BORDEAUX
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
L'assistant-e en gestion administrative assure la gestion financière et comptable des dépenses et recettes du laboratoire sur la subvention d'état et contrats de recherche et veille à l'exécution du budget sous la responsabilité du responsable administratif de l'unité. Il/elle réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables pour l'ensemble des crédits récurrents et contractuels de l'unité.

 

Activités :  
1 GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE
- Procéder aux opérations d'engagement et de liquidation des commandes et accompagner les équipes de recherche dans la procédure achat conformément à la règlementation en vigueur
- Enregistrer les services faits, traiter les workflows relatifs aux factures dématérialisées
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence
- Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de service
- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
- Assurer le suivi des crédits et en contrôler la bonne exécution conformément à la règlementation en vigueur
- Établir, à partir du système d'information des établissements, les états et bilans financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité
- Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure

2 GESTION ET SUIVI DES CONTRATS DE RECHERCHE
- Réaliser le suivi administratif et financier de l'exécution des différents types de contrats de recherche
- Contrôler et garantir la conformité de l'utilisation des crédits afférents aux différents contrats de recherche
- Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
- Procéder à la justification financière des contrats de recherche et produire des états bilans comptables et/ou financiers et tableaux de bord nécessaires au suivi de ces contrats

3 MISSIONS
- Gérer administrativement et financièrement les déplacements des personnels (Établir les ordres de mission, valider les réservations en ligne via les outils dédiés, vérifier et contrôler les états de frais engagés et assurer leurs liquidations)

 

Compétences :  
Savoirs:

- Connaissance générale des techniques de la comptabilité publique et de la réglementation financière
- Connaissance de l'achat public
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche (CNRS et Université)
- - Anglais : expression écrite et orale : niveau B1 du cadre Européen commun de référence pour les langues (CECRL)

Savoir-faire :

- Maîtriser les outils bureautiques (pack office) et capacité à s'adapter aux logiciels spécifiques à l'activité (formations possibles)
- Savoir analyser des données comptables et financières et appliquer la règlementation qui en découle
- Savoir analyser des conventions
- Savoir organiser, planifier et hiérarchiser son activité selon un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie


Savoir-être :

- Capacité à communiquer et à faire preuve de pédagogie
- Capacité à travailler en équipe
- Rigueur et fiabilité
- Sens du relationnel
- Disponibilité

 

Contexte :  
L'Institut de Biochimie et Génétique Cellulaires (IBGC) est une Unité Mixte de Recherche (UMR), placé sous la double tutelle du CNRS et de l'Université de Bordeaux et composée de 13 équipes de recherches et 4 services généraux (patrimoine, administration, informatique, laverie). L'institut dispose aussi de deux plateaux techniques en microscopie : microscopie électronique et microscopie photonique et souhaite développer un plateau de purification de protéines.
Les activités de l'unité sont dédiées à la recherche fondamentale en biologie. L'unité s'inscrit dans l'écosystème d'excellence de l'Université de Bordeaux (Département Sciences Biologiques et Médicales). Elle s'inscrit aussi dans le réseau de recherche régional Oncosphère, dédié à la recherche sur le cancer et soutenu par le Conseil Régional de Nouvelle Aquitaine.
Les effectifs de l'unité sont : 22 chercheurs CNRS et 1 Inserm, 12 enseignants-chercheurs, 33 Ingénieurs et Techniciens, et une trentaine de doctorants et post-doctorants.
Localisée dans un bâtiment rénové en 2022, l'unité est située sur le campus de Carreire qui accueille les étudiants en Biologie et les formations de Santé, à proximité du CHU de Bordeaux.
La personne recrutée remplira sa mission au sein du service administratif de l'Institut de Biochimie et Génétique Cellulaires (IBGC) et sera placé sous la responsabilité du responsable administratif et de la directrice d'unité. Le service administratif du laboratoire est composé de trois personnes : le responsable administratif et deux assistantes en gestion administrative et financière.
Dans le cadre de ses missions, la personne recrutée aura en charge la gestion d'un portefeuille d'équipe.
Le laboratoire dispose, pour son personnel, d'un parking, d'un parking à vélo, d'un restaurant administratif sur le campus et d'un comité d'action sociale.
Des activités culturelles et sportives sont proposées sur place.

4eme poste du concours N° 237

Affectation : Institut de biologie physico-chimique, PARIS 05
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
Réaliser des activités polyvalentes de gestion administrative et financière pour l'UMR8226 et la FR550 au sein du pôle de gestion, sous la responsabilité du Directeur de la FR550.

 

Activités :  
- Assurer l'engagement et la liquidation des dépenses de la subvention d'état et des contrats (commandes missions)
- Coordonner et réaliser les activités administratives, financières et de gestion du personnel (mise en place des recrutements, stages, suivi des congés, missions professionnelles) et accompagner les interlocuteurs dans les démarches correspondantes
- Produire et collecter les données juridiques, comptable et financières prévues par les contrats
- Alimenter et concevoir des tableaux de bords, mettre en œuvre des indicateurs, en assurer le suivi et produire des bilans et des statistiques
- Collaborer à l'élaboration du budget dans le cadre du dialogue de gestion avec les tutelles
- Mettre en place le budget, créer les entités dépensières et suivre son exécution
- Participer et assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières
- Proposer et concevoir des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
- Participer à la circulation de l'information entre les unités
- Participer à l'organisation logistique des manifestions scientifiques

 

Compétences :  
Savoirs :
- Connaissances générales des règles et des techniques de comptabilité et finances publiques
- Connaissance de la règlementation juridique, administrative, financière et contractuelle relative aux établissements publics de recherches (EPST)
- Connaissance de l'organisation de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Connaissances générales des normes et procédures de sécurité
- Maitrise de l'anglais niveau B1 (cadre européen commun de préférence pour les langues)

Savoir faire :
- Maitrise des logiciels Word et Excel,
- Capacité à utiliser les outils informatiques appliqués à la gestion financière et comptable
- Savoir synthétiser ses idées et rédiger des comptes rendus
- Savoir organiser son travail et gérer les priorités dans un cadre de gestion complexe

Savoirs-être :
- Anticiper, prendre des initiatives et proposer des pistes d'amélioration
- Faire preuve de rigueur et de fiabilité
- Savoir rendre compte régulièrement de son activité à sa hiérarchie
- Sens du relationnel et capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs internes ou externes
- Faire preuve de discrétion professionnelle et de confidentialité

 

Contexte :  
L'institut de Biologie Physico-Chimique (IBPC) est constitué de 5 unités de recherche en biologie et chimie et rassemble 180 personnels, chercheurs, enseignants-chercheurs, ingénieurs techniciens et étudiants. La Fédération de Recherche (FR550) pilote les fonctions support des unités, gère les crédits d'infrastructure du bâtiment, le programme DYNAMO et le programme européen FP-DYNAMO-PARIS. L'UMR8226 (Laboratoire de Biologie Moléculaire et Cellulaire des Eucaryotes) comprend environ 30 personnes travaillant sur la dynamique des génomes, des mitochondries et l'expression génique chez les eucaryotes.

Le pôle de gestion s'occupe des besoins de la FR550, de l'UMR7099 (Biochimie des Protéines Membranaires) et de l'UMR8226 en lien avec les directeurs d'unités concernées. Le pôle de gestion est supervisé par le secrétaire général et comprend deux gestionnaires et une secrétaire.