Assistance aux activités du service :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes,
- Gérer le(s) agenda(s) et planifier des réunions,
- Enregistrer et diffuser le courrier,
- Répondre aux demandes d'informations des autres services, de l'extérieur, et orienter si besoin vers les personnes adéquates,
- Mettre à jour et demander la mise à jour des accès informatiques et des listes de diffusion, notamment lors de l'arrivée ou le départ d'un agent du service,
- Rédiger des courriers et des modèles de courriers,
- Diffuser des informations en interne et en externe à la demande de la responsable, par courriel ou publication d'articles sur l'intranet.
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service et de manifestations (réunions, séminaires, formations),
- Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers.
Gestion administrative :
- Assurer le circuit de signature et la clôture des contrats instruits par le service,
- Envoyer les contrats signés et faire le suivi des courriers relatifs à ces contrats avec les partenaires externes,
- Effectuer le classement et l'archivage des contrats du service,
- Renseigner et contrôler le renseignement des bases de données selon les instructions reçues.
- Participer à l'élaboration de procédures de gestion intra et inter services et les mettre en œuvre.
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