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J : Gestion et pilotage

Assistant Ingénieur

Concours N° 222

 

Nbre de postes : 3
Emploi-type : Assistante ou assistant en gestion administrative

1er poste du concours N° 222

Affectation : Direction des ressources humaines, PARIS 16
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
Au sein du service Recrutement et Intégration (SERI) de la direction des
ressources humaines (DRH) l'assistant ou l'assistante en gestion administrative a
pour mission de réaliser des activités de gestion administrative dans le domaine
du recrutement d'agents de la fonction publique au sein du CNRS

 

Activités :  
-Réaliser les actes et courriers administratifs liés aux concours et examens
(convocations, notifications des résultats, affectations, réponse aux recours)
-Traiter les dossiers de candidatures -Planifier et organiser les réunions de
jury, en assurer la logistique -Publier les résultats des concours sur les outils
de diffusion de l'établissement -Informer et accompagner dans leurs démarches les
candidats et candidates aux concours et examen -Répondre aux sollicitations des
membres de jury -Appliquer la réglementation sur le recrutement dans la fonction
publique -Compléter et saisir les informations dans les bases de données et
tableaux de bord de suivi du service -Constituer les dossiers relatifs aux
différentes campagnes de concours liées à l'activité du service -Rédiger des
notes, documents de synthèse, compte-rendu d'activité -Saisir les informations
dans les différents outils et applications informatiques utilisés dans le service
-Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les autres services de
la DRH, les services des autres directions de l'Etablissement, les services de
ressources humaines en région

 

Compétences :  
Savoirs :
-Maitriser les techniques de secrétariat
-Maîtriser l'environnement bureautique et les logiciels bureautiques courants
(Messagerie, Word, Excel, PowerPoint)
-Avoir une bonne connaissance des étapes clés de gestion d'un dossier
administratif
-Connaitre un ou plusieurs outils, applicatifs ou techniques de communication
-Avoir une pratique des logiciels et applications de gestion liés recrutement
-Avoir une bonne maitrise de l'orthographe et de la grammaire française

Savoir-faire :
-Être force de proposition, autonome dans l'organisation de son travail,
polyvalent, méthodique et rigoureux, faire preuve de patience et d'écoute face aux
candidats et membres de jury
-Savoir planifier et anticiper, être bien organisée
-Être organisé, maîtriser les contraintes, les urgences, respecter les délais
-Savoir rédiger des documents, notes, synthèses, compte rendu -Savoir rendre
compte et travailler en équipe -Avoir le sens de l'accueil et du service

 

Contexte :  
La fonction s'exerce au sein de la DRH du CNRS et plus précisément au sein du
Service Recrutement et Intégration (SERI) de la DRH. Ce service a pour mission de
piloter et mettre en œuvre la politique recrutement et intégration de
l'établissement. Il est composé d'une équipe de 20 personnes répartie sur 2 sites,
l'un au siège à Paris et l'autre en région parisienne à Gif sur Yvette. Ce service
utilise plusieurs applications informatiques RH différentes liées au recrutement.
Il traite notamment plus de 20 000 dossiers de candidatures par an et interagit
avec plus de 2000 personnes membres de jury au cours de l'année. L'assistant ou
l'assistante en gestion administrative travaille sous la responsabilité
hiérarchique de la responsable de service et de son adjointe, et en coordination
avec les chargées de pilotage des différents concours et examen. Le poste est
situé sur le campus CNRS de Gif sur Yvette (en région parisienne dans l'Essonne).
Il permet de bénéficier de télétravail conformément aux dispositions prévues au
CNRS.

2eme poste du concours N° 222

Affectation : Direction des ressources humaines, PARIS 16
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
Au sein du service Recrutement et Intégration (SERI) de la direction des ressources humaines (DRH) l'assistant ou l'assistante en gestion administrative a pour mission de réaliser des activités de gestion administrative dans le domaine du recrutement d'agents de la fonction publique au sein du CNRS.

 

Activités :  
-Réaliser les actes et courriers administratifs liés aux concours et examens (convocations, notifications des résultats, affectations, réponse aux recours)
-Traiter les dossiers de candidatures
-Planifier et organiser les réunions de jury, en assurer la logistique
-Publier les résultats des concours sur les outils de diffusion de l'établissement
-Informer et accompagner dans leurs démarches les candidats et candidates aux concours et examen
-Répondre aux sollicitations des membres de jury
-Appliquer la réglementation sur le recrutement dans la fonction publique
-Compléter et saisir les informations dans les bases de données et tableaux de bord de suivi du service
-Constituer les dossiers relatifs aux différentes campagnes de concours liées à l'activité du service
-Rédiger des notes, documents de synthèse, compte-rendu d'activité
-Saisir les informations dans les différents outils et applications informatiques utilisés dans le service
-Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les autres services de la DRH, les services des autres directions de l'Établissement, les services de ressources humaines en région

 

Compétences :  
Savoirs :
-Maitriser les techniques de secrétariat
-Maîtriser l'environnement bureautique et les logiciels bureautiques courants (Messagerie, Word, Excel, PowerPoint)
-Avoir une bonne connaissance des étapes clés de gestion d'un dossier administratif
-Connaitre un ou plusieurs outils, applicatifs ou techniques de communication
-Avoir une pratique des logiciels et applications de gestion liés recrutement
-Avoir une bonne maitrise de l'orthographe et de la grammaire française

Savoir-faire :
-Être force de proposition, autonome dans l'organisation de son travail, polyvalent, méthodique et rigoureux, faire preuve de patience et d'écoute face aux candidats et membres de jury
-Savoir planifier et anticiper, être bien organisée
-Être organisé, maîtriser les contraintes, les urgences, respecter les délais
-Savoir rédiger des documents, notes, synthèses, compte rendu
-Savoir rendre compte et travailler en équipe
-Avoir le sens de l'accueil et du service

 

Contexte :  
La fonction s'exerce au sein de la DRH du CNRS et plus précisément au sein du Service Recrutement et Intégration (SERI) de la DRH. Ce service a pour mission de piloter et mettre en œuvre la politique recrutement et intégration de l'établissement. Il est composé d'une équipe de 20 personnes répartie sur 2 sites, l'un au siège à Paris et l'autre en région parisienne à Gif sur Yvette. Ce service utilise plusieurs applications informatiques RH différentes liées au recrutement. Il traite notamment plus de 20 000 dossiers de candidatures par an et interagit avec plus de 2000 personnes membres de jury au cours de l'année.
L'assistant ou l'assistante en gestion administrative travaille sous la responsabilité hiérarchique de la responsable de service et de son adjointe, et en coordination avec les chargées de pilotage des différents concours et examen.

Le poste est situé sur le campus CNRS de Gif sur Yvette (en région parisienne dans l'Essonne). Il permet de bénéficier de télétravail conformément aux dispositions prévues au CNRS.

3eme poste du concours N° 222

Affectation : Direction des ressources humaines, PARIS 16
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
Assurer l'organisation matérielle des réunions des commissions administratives paritaires (CAP) et consultatives (CCP) de l'établissement, participer à l'instruction des dossiers présentés devant ces commissions, assurer les relations avec les membres et assurer le secrétariat de séance des réunions de ces commissions.
Participer au suivi des activités du service.

 

Activités :  
Organisation matérielle des réunions des CAP/CCP et des réunions préparatoires :
-Préparer et proposer un calendrier annuel des réunions
- Réserver les salles et passer les commandes de prestations nécessaires à la bonne tenue des réunions (pauses restauration, moyens audiovisuels, transcription des PV, etc )
- Préparer les convocations des membres et l'ordre du jour des réunions
- Être garant de la composition de la commission conformément aux obligations réglementaires

Participer à l'instruction des dossiers présentés en CAP/CCP :
- Coordonner le recueil des documents nécessaires à la constitution du dossier
- Mettre à disposition les dossiers de manière structurée et sécurisée
- Veiller à l'actualisation des dossiers tout au long de la procédure
- Participer aux réunions préparatoires avec les membres de l'administration

Assurer les relations avec les membres des commissions et les personnes convoquées
-Accueillir et former les membres des commissions lors des renouvellements de mandat ou pour les membres remplaçants en cours de mandat
-Accueillir les personnes convoquées
-Apporter son soutien à tous les acteurs en faisant preuve de neutralité

Assurer le secrétariat de séance des réunions des CAP/CCP :
-Veiller au démarrage de l'enregistrement de la réunion (pour les réunions en conseil de discipline)
-Prendre des notes du déroulé de la séance afin d'établir le procès-verbal,
-Être garant de la conformité des avis rédigés en séance,
-Assurer la transmission du procès-verbal et son approbation

Participer au suivi des activités du service :
-Assurer le suivi des décisions prises après avis des CAP/CCP,
-Tenir un tableau de suivi des réunions de ces commissions et des motifs de consultation
-Participer au suivi des autres activités du service

 

Compétences :  
Savoirs / connaissances
- Connaissance générale des ressources humaines
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Techniques de prise de notes
- Maîtrise du Pack Office et des outils de partage en ligne (CORE, My CORE ou similaires)
- Méthode de classement et d'archivage

Savoir-faire
- Savoir planifier ses activités, gérer les priorités, les échéances et les faire respecter,
- Savoir rédiger une note de procédure, des courriers administratifs, des documents d'information techniques,
- Savoir faire preuve d'autonomie
- Savoir rendre compte de son travail et de ses résultats.

Savoirs-être
- Disposer de capacités relationnelles et goût pour le travail en transverse,
- Respecter la confidentialité,
- Être organisé, savoir faire preuve de rigueur et de méthodologie,
- Savoir interagir avec des personnalités variées

 

Contexte :  
Votre environnement de travail :
Le poste est basé au siège du CNRS, (3 rue Michel Ange, Paris 16ème), et plus spécifiquement au sein du service accompagnement professionnel (SAP) de la direction des ressources humaines qui assure, pour l'ensemble des agents de l'établissement, un rôle de conseil et d'accompagnement en matière de situations individuelles complexes, en particulier auprès des délégations régionales. Ce service prend en charge les dossiers soumis aux CAP et CCP, en assure l'expertise juridique et est chargé de l'organisation et du déroulement des CAP et CCP. En outre, ce service pilote les dispositifs d'accompagnement tels que le suivi post évaluation des chercheurs et celui des ingénieurs et techniciens en situation professionnelle difficile. Ce service comporte, sous la responsabilité du chef de service, un gestionnaire des ressources humaines, deux chargés de développement des ressources humaines et deux chargés d'études juridiques. Vous exercerez vos missions en lien avec le gestionnaire des ressources humaines.

Avantages
Télétravail : pratique et indemnisation du TT
Congés et RTT annuels : 44 jours
Transport : prise en charge (75% du coût) et forfait mobilité durable jusqu'à 300 euros
Soutien à la parentalité : possibilités de places en crèches, CESU et chèques vacances co-financés, participation à l'accueil périscolaire, allocation aux parents d'enfants handicapés, subventions administratives (centre de loisirs et centres de vacances, classes vertes)
Formation dès la prise de poste et tout au long du contrat
Offres sociales : participation à la mutuelle, restauration collective sport et loisirs, billetterie