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J : Gestion et pilotage

Assistant Ingénieur

Concours N° 233

 

Nbre de postes : 3
Emploi-type : Assistante ou assistant en gestion administrative

1er poste du concours N° 233

Affectation : Institut de Recherche de Chimie Paris, PARIS
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
Assurer la gestion financière pour des équipes de recherche ainsi que le contrôle et le suivi du budget CNRS et Chimie ParisTech de l'unité.

 

Activités :  
- Préparer, élaborer les actes financiers, en assurer le suivi et le contrôle en lien avec ses collègues et les tutelles.
- Mettre en place les crédits et suivre les dépenses (engagement des commandes, missions, imputation interne des dépenses, suivi des factures).
- Participer aux réunions d'équipe : présenter et réaliser les bilans financiers ; transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et sur l'évolution de la législation et de ses conséquences.
- Contribuer à l'élaboration du budget et des décisions modificatives correspondant aux prévisions de recettes et de dépenses.
- Etablir ou faire établir les factures correspondant aux conventions conclues par l'établissement notamment pour les prestations de services.
- Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques).
- Instruire les dossiers pour préparer les recrutements en lien avec les équipes et les tutelles et en assurer le suivi.
- Renseigner les bases de données sur le personnel et dans le domaine financier et tout tableau de bord nécessaire au suivi de l'activité de l'unité
- Classer et archiver les justificatifs des opérations financières.

 

Compétences :  
Connaissances :
- Connaissance générale de la comptabilité publique,
- Connaissance générale de la réglementation financière,
- Anglais : Expression écrite et orale de niveau B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :
- Capacité à utiliser les outils informatiques appliqués à la gestion financière et comptable
- Maîtriser les techniques de la comptabilité générale et de la gestion financière,
- Analyser les données comptables et financières courantes (volume des dépenses / recettes...),
- Savoir organiser son activité et respecter les délais,

Savoir-être
- Capacité à travailler en équipe.
- Être force de propositions : proposer et concevoir des procédures, documents ou outils pour améliorer le fonctionnement du service.

 

Contexte :  
L'Institut de Recherche de Chimie Paris (IRCP) est un laboratoire dédié à la science des matériaux sur tout leur cycle de vie, ainsi qu'aux procédés de fabrication. Il dépend de 3 tutelles : Chimie ParisTech (établissement hébergeur situé dans le 5ème arrondissement), CNRS et ministère de la culture. Il regroupe environ 220 personnes dont 80 permanents et bénéficie d'un volume de crédits important à gérer de 12 millions d'Euros, sur deux tutelles (CNRS pour environ 85 % des crédits, et école).

La personne recrutée travaillera en équipe au sein d'un pôle administratif de 5 personnes (4,60 ETPT), et sera placée directement sous la responsabilité de la secrétaire générale du laboratoire.

Des formations d'accompagnement à la prise de fonction pourront être mises en place.

2eme poste du concours N° 233

Affectation : Laboratoire de météorologie dynamique, PALAISEAU
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
L'assistant en gestion administrative (H/F) aura pour mission de réaliser les activités de gestion financière liées aux travaux de recherche conduits par les chercheurs et enseignants-chercheurs du LMD.

 

Activités :  
Gestion financière :
- Assurer la gestion des missions du personnel du site de l'ENS et des intervenants extérieurs, (commandes, transports, hébergement, remboursement des frais de missions, demande de visa)
- Prendre en charge la gestion des commandes sur contrats de recherche et sur subvention d'état (saisie et transmission des bons de commandes, suivi des commandes et des factures) dans les logiciels de gestion comptable de chaque tutelle (GESLAB, SIFAC et SIFAC +)
- Assurer le suivi financier des équipes sur les tableaux de bord
- Centraliser, scanner, classer et archiver les pièces de dépenses

Suivi budgétaire de projets de recherche
En lien avec le porteur du projet et la responsable du pôle contrat du laboratoire:
- Suivre financièrement les contrats de recherche (suivi des dépenses par nature)
- Assurer la préparation des justifications financières de ces contrats.
- Établir et mettre à jour un tableau de suivi de l'ensemble des contrats en gestion à Sorbonne Université et à l'ENS-PSL

Activités administratives générales
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Tenir des tableaux de bord
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité

Autre activité
Le laboratoire s'est engagé dans une démarche de réduction de son impact carbone. Un groupe « Climaction » a été constitué depuis deux ans. Il réalise le bilan carbone annuel du laboratoire et propose des actions pour diminuer les émissions de CO2 du laboratoire. L'assistant en gestion administrative s'assurera que les agents partant en mission respectent les quotas de CO2 annuels donnés par le laboratoire. Toute initiative de sa part dans ce domaine sera bienvenue.

 

Compétences :  
Connaissances
- Connaissance générale des règles et des techniques de la comptabilité publique, et de gestion financière
- Connaissance des règles et procédures des contrats de recherche
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur

Compétences opérationnelles
- Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité serait un plus ¿
- Maitriser les outils de bureautique courants (excel, word)
- Savoir communiquer en anglais parlé/écrit : niveau B1 (CECRL)

- des formations pourront être proposées pour SIFAC, GESLAB et ESR Mission

Savoir Faire
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
- Savoir réaliser des synthèses et rédiger des rapports ou des documents


Savoir être
- Rigueur dans l'accomplissement des tâches/ fiabilité
- Autonomie
- Réactivité et capacité à gérer différentes missions en parallèle
- Sens relationnel, capacité à travailler en équipe et échanger
- Bonne capacité organisationnelle

 

Contexte :  
Unité Mixte de Recherche (UMR) CNRS, de l'Ecole polytechnique (EP), de l'Ecole normale supérieure (ENS) et de Sorbonne université (SU), le Laboratoire de Météorologie Dynamique, étudie l'atmosphère et le changement climatique en s'appuyant sur la modélisation numérique et l'observation de l'atmosphère, de l'océan et des surfaces continentales à diverses échelles, du local au régional. Le LMD est un laboratoire de 240 personnes localisé sur trois sites : l'un à Palaiseau (EP), les deux autres à Paris (ENS et SU/Jussieu). L'organisation actuelle du service administratif du laboratoire repose sur 4 pôles (Dépenses, RH, Contrats, Missions) encadrés par une Secrétaire générale (SG). Le service administratif est constitué de 10 personnes : 6 travaillant sur le site de Palaiseau et 4 personnes travaillant chacune sur un site parisien et gère un budget de 30M€. L'assistant(e) en gestion administrative et financière sera rattaché(e) hiérarchiquement à la secrétaire générale du LMD. Il/elle intègrera un service administratif comptant 10 personnes, sera basé(e) à Paris, dans les locaux de Jussieu et de l'ENS-PSL et pourra avoir à effectuer des déplacements ponctuels sur le site de Palaiseau. Il-elle sera en lien quotidien avec les agents du service administratif du LMD.
La personne recrutée pourra bénéficier de 2 jours de télétravail maximum selon les besoins du service et selon la réglementation en vigueur au CNRS.




3eme poste du concours N° 233

Affectation : Institut Langevin, PARIS
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
Réaliser de manière autonome des activités de gestion administrative et financière pour le compte de l'unité.

 

Activités :  
- Assurer le suivi de contrats de recherche : suivi des crédits budgétaires, collecte des données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
- Orienter les membres du laboratoire dans leurs démarches d'achats. Procéder aux opérations d'engagement, de suivi, et de liquidation des dépenses en utilisant les outils dédiés des tutelles
- Établir, à partir des systèmes d'information, les états et bilans financiers ainsi que les tableaux de bord nécessaires au bon fonctionnement du laboratoire.
- Assurer le suivi des déplacements du personnel
- Participer à l'instruction administrative de dossiers de recrutement de personnels contractuels.

 

Compétences :  
Connaissances :
- Connaissance générale de la comptabilité publique et privée
- Connaissance générale des règles relatives aux marchés publics
- Bonne expression écrite et orale en anglais : Niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)


Savoir-faire :
- Savoir mettre en œuvre les procédures spécifiques à l'un ou les domaines suivants : budgets, recettes, dépenses, contrats, marchés publics, ressources humaines
- Contrôler la légalité des opérations de gestion en s'appuyant sur les textes règlementaires,
- Capacité à utiliser les outils informatiques appliqués à la gestion financière et comptable
- Maîtriser les outils bureautiques courants (Excel, Word)
- Savoir hiérarchiser et organiser ses activités en tenant compte des contraintes et des échéances
- Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion

Savoir-être :
Être autonome et rigoureux/rigoureuse
Avoir l'esprit d'initiative
Travailler en équipe
Capacité à interagir avec des équipes multiculturelles

 

Contexte :  
Vous intégrerez l'institut Langevin, laboratoire de recherche reconnu internationalement dans le domaine de la physique des ondes. Il a obtenu en 2011 le label LabEx (Laboratoire d'Excellence) pour le projet WIFI (Waves and Imaging : From Fundamentals to Innovation).

Cette unité mixte de recherche dont les deux tutelles principales sont le CNRS et l'ESPCI - École supérieure de physique et de chimie industrielles - de la ville de Paris, se situe en plein cœur du 5e arrondissement de Paris. Elle comprend une centaine de membres. Son budget d'environ trois millions d'euros dont 90 % sur ressources propres, est composé de contrats et conventions de recherche (Agence Nationale de la Recherche-ANR, Europe,,...).

Au sein de l'équipe de gestion (actuellement 2 gestionnaires dont 1 en CDD) encadrées par une responsable, vous exercerez vos missions en interaction avec la direction, les membres du laboratoire et les services des tutelles (CNRS, ESPCI).

Vous serez accompagné.e dans votre prise de poste (formations, tutorat, ..)
Vous pourrez bénéficier du télétravail selon les règles en vigueur au CNRS.