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J : Gestion et pilotage

Assistant Ingénieur

Concours N° 259

 

Nbre de postes : 1
Emploi-type : Assistante ou assistant en gestion financière et comptable


Affectation : Laboratoire d'Optique Appliquée, PALAISEAU
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
L'assistant-e en gestion financière assurera la gestion financière et comptable des dépenses des contrats de recherche de l'unité.

 

Activités :  
Gérer et piloter les conventions de recherche
- Assurer la gestion financière des contrats de recherche : contribuer à l'élaboration du budget et des budgets rectificatifs, réaliser des tableaux de bord pour suivre les budgets de chaque contrat et produire les justifications financières
- Contrôler les demandes d'achat et s'assurer du bon déroulement de la commande publique jusqu'à la facturation
- Assurer l'instruction des dossiers mission avant engagement et préparation de la liquidation en veillant au respect de la règlementation
- Suivre l'établissement des feuilles de temps des agents émargeant sur contrats européens

Communiquer, se former et former
- Assurer la circulation de l'information auprès de la direction et des responsables de crédits, communiquer avec les services des tutelles et les partenaires extérieurs
- Suivre l'évolution de la règlementation sur l'ensemble des domaines financiers des trois tutelles
- Proposer et concevoir des outils de gestion financière, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du laboratoire
- Former tout nouveau gestionnaire aux outils de gestion financière, ainsi qu'aux procédures internes, mettre en place des supports de formation.

Gérer le parc matériel et bouteilles de gaz
-,Assurer l'inventaire comptable de tous les équipements du laboratoire, tout en délégant l'étiquetage et l'inventaire physique à l'agent référent
- Gérer le parc des bouteilles de gaz : mise en place de procédures de suivi

Soutenir l'équipe DGS
- En l'absence ou en cas de surcharge de son homologue Finances, réaliser la gestion financière des subventions d'Etat
- Pallier ponctuellement à l'absence de l'administratrice : renseigner, rendre compte.

 

Compétences :  
Savoirs/connaissances
- Règlementation de la dépense publique et des marchés publics,
- Règles et techniques de la comptabilité et comptabilité analytique,
- Systèmes d'information budgétaires et financiers (connaissance GESLAB et PEP souhaitée).
- Connaissance des outils bureautiques et être capable de s'adapter à des nouveaux domaines ainsi qu'à de nouveaux outils informatiques

Savoir-faire :
- Savoir planifier son activité et respecter les délais ;
- Savoir mettre en œuvre et faire appliquer les procédures,
- Savoir travailler en équipe et conseiller d'autres gestionnaires
- Savoir communiquer et transmettre les informations
- Savoir rendre compte de son activité

Savoirs-être :
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Etre réactif-ve,
- Savoir s'adapter et être polyvalent-e,

Une formation interne sera assurée par la gestionnaire en charge des subventions d'État et par l'administratrice tout au long de la période d'adaptation au poste.
Si nécessaire, un panel de formations complémentaires sera proposé par nos tutelles.

 

Contexte :  
Le LOA (Laboratoire d'Optique Appliquée) est un laboratoire multi-tutelles (CNRS, École Polytechnique et ENSTA) regroupant environ 70 à 80 personnes, dont 42 permanents. Situé aux côtés de l'École Polytechnique, il bénéficie d'infrastructures de qualité. Le laboratoire est spécialisé dans les lasers ultrabrefs intenses et leurs applications. Ses chercheurs sont particulièrement actifs et obtiennent de nombreux contrats de recherche variés, tant au niveau national qu'européen (43 contrats actifs à ce jour).
Vous serez en charge de la gestion des contrats de recherche et intégrerez la Direction des Services Généraux. Cette équipe dynamique, structurée et conviviale compte 5 agents permanents :
- L'administratrice qui vous épaulera sur la partie contrats nationaux/européens et recrutements sur les contrats de recherche
- Une gestionnaire financière en charge de la gestion des subventions d'Etat - cette personne sera votre appui principal puisque ses missions sont similaires aux vôtres
- Une gestionnaire RH en charge, notamment, des recrutements sur contrats
- Un informaticien qui gère tout le parc informatique du laboratoire et nous assiste sur notre environnement et réseaux informatiques
- Un gestionnaire en charge de la gestion de l'inventaire physique des équipements qui vous assistera pour la gestion de l'inventaire comptable.
Vous serez rattaché(e) à l'administratrice.