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J : Gestion et pilotage

Assistant Ingénieur

Concours N° 238

 

Nbre de postes : 1
Emploi-type : Assistante ou assistant en gestion administrative


Affectation : Institut Henri Poincaré, PARIS
Groupe de fonction : Groupe 2

 

Mission :  
Organiser, en interaction avec les organisateurs scientifiques, de manière polyvalente et autonome, la coordination administrative, logistique et financière des activités relevant de programmes de recherche de l'IHP (programmes scientifiques de 4 semaines à 3 mois comprenant colloques, séminaires, cours ; séminaires et cours doctoraux ; courts séjours pour équipes scientifiques).

 

Activités :  
- Assurer la préparation, la coordination et la réalisation des activités scientifiques de l'IHP au niveau administratif, financier, de la communication et de la logistique ;
- Élaborer et suivre l'exécution du budget des programmes scientifiques ;
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs, garantir la fiabilisation des données et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques ;
- Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire ;
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure ;
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de l'IHP, des tutelles (CNRS, Sorbonne Université) et les partenaires extérieurs ;
- Informer, accueillir et accompagner dans leurs démarches les chercheurs invités et participants aux activités scientifiques ;
- Assurer une démarche d'amélioration continu des processus du service ;
- Suivre l'évolution de la réglementation et contrôler sa bonne application.

 

Compétences :  
Connaissances :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France ;
- Réglementation applicable à l'administration d'activités de recherche et d'accueil international selon les réglementations françaises;
- Connaissances de la règlementation en finances publiques ;
- Connaissance de la réglementation en accueil de public (conventions d'accueils, RGPD, etc.)
- Méthodologie de conduite de projet ;
- Techniques d'élaboration de documents et tableaux de bord ;
- Notion de Pilotage (indicateurs) ;
- Techniques de communication ;
- Informatique : outils courants de bureautique et bases de données.
- Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :
- Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint), messagerie et Internet ;
- Organiser et savoir analyser des données ;
- Savoir prioriser et gérer l'urgence ;
- Savoir créer des indicateurs d'activité et rendre compte des résultats ;
- Rédiger des rapports ou des documents ;
- Réaliser des synthèses en fonction des demandes ;
- Savoir organiser des réseaux professionnels ;
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles ;
- Mettre en œuvre une démarche qualité.

Savoir-être :
- Sens du contact ;
- Rigueur/fiabilité ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Proactif.ve dans la recherche de solutions
- Bonne gestion au stress
- Forte capacité d'adaptation face aux instabilités budgétaires ;
- Sens de l'organisation ;

 

Contexte :  
Fondé en 1928 et situé au 11 rue Pierre et Marie Curie 75005 Paris, l'Institut Henri Poincaré est une unité d'appui et de recherche CNRS - Sorbonne Université, dédiée aux mathématiques et à la physique théorique. Structure d'accueil ayant pour missions de favoriser les échanges scientifiques au niveau international et les interactions entre disciplines scientifiques, de conserver et développer des collections documentaires et patrimoniales, et de contribuer à la diffusion des connaissances scientifiques et aux interactions avec la société, l'IHP met à disposition les ressources appropriées, conçoit et met en œuvre des activités à l'interface entre sciences, culture et société. L'IHP est organisé en trois départements : Bibliothèque, Centre Émile Borel, Maison Poincaré, et trois pôles supports : Accueil et logistique, finances, multimédia.

Le Centre Émile Borel est en charge de la bonne réalisation de la programmation scientifique de l'IHP. L'équipe est composée de 3 agents et d'une cheffe de service.

Des astreintes éventuelles peuvent avoir lieu en soirée ou en week-end

Des formations d'accompagnement à la prise de fonction pourront être mises en place.